社内・社外への文章技術・メール文書技術向上ガイド

■社内文章のコツをつかむ

社内文章の目的は会社ないしは団体の業務の円滑化にあります。社内文章を書くに当たっては、次の原則を守りましょう。

①儀礼的な挨拶は省略する

社外文書と異なり、社内文章は儀礼的な挨拶は一切省略します。儀礼的な挨拶をするより大事な用件をどのように能率的に書けばよいかを工夫しましょう。

②敬語は極力使用せず簡素化する

相手が上司であっても同僚であっても、敬語は極力使わないようにします。ただ敬語を使わないというだけで、あらっぽい文章を書いてもいいという意味ではありません。例えば、説明会の案内状の場合「ご多忙中誠におそれいりますが、○○○の説明会にご出席賜りますようお願い申し上げます」というような丁寧すぎる書き方ではなく、「○○○の説明会を開催しますので、万障お繰り合わせの上ご出席下さい。」という書き方をするようにしましょう。

③規定の用紙やフォーマットを使用する

ほとんどの会社では社内文章には規定のフォーマットがあります。
(もし存在しない場合は規定の用紙を作成し定型化する方が能率的だでしよう)
各会社のフォーマットに乗っ取った記述をするように心がけましょう。

④分かりやすく簡潔な文章にする

あくまでも社内文章の目的は会社ないしは団体の業務の円滑化です。分かりやすく簡潔な文章にするようにしましょう