■社外文章のコツをつかむ

社外文章の目的は自分が所属している会社以外の企業や人に対して意思表示をする文章です。社外文章を書くに当たっては、次の原則を守りましょう。

①儀礼的な挨拶は必ず入れる

たとえ形式的なものと分かっていても、挨拶を抜きにした文章を受け取ると相手は不快なものです。社外文章の場合は儀礼を重んじて挨拶を必ず入れる必要があります。

②できるだけ簡潔にまとめる

その文章の中で最もいいたいこと、つまり目的を絞って、そのことを相手にはっきりと表明するように心がけます。

③あいまいな表現、あいまいなデータは避ける

いくら丁寧でしかも儀礼にかなった文章になっていても、そこに書かれていることが不正確であったりあいまいだったら、あなただけではなく会社の信頼まで落とします。また相手の会社はその情報を元に作業をする訳ですから誤ったデータを使用すると後々、大問題に発展することもありえます。あいまいな表現、あいまいなデータは避けましょう。

④読みやすい工夫をする

相手が途中で投げ出したり、読み飛ばしをするような文章になっていては目的が達成できません。また相手が途中で読むのを投げ出してしまった結果、機会損失を出してしまうかもしれません。読みやすい文章になるように工夫をしましょう。