■箇条書きの工夫をする

どんなに名文であっても、長いだらだらとした文章は、ビジネス文章には向いていません。社内文章はもとより社外文章でも、できるだけ箇条書きの工夫をするように心がけます。
箇条書きをすることによって、全体として引き締まった文章になり、しかも相手に対しても要点をしっかりと訴えることができます。

①箇条書きにまとめる

例)長いだらだらとした分かりにくい文章

よい文章を作成する為の条件には、誰が誰に書いた文章かが分かり、こちらの意思を十分に伝えることができ、具体的で分かりやすく、正確であり読みやすい配慮をした上で内容に伴ったスピード感が必要である。

例)箇条書きにして分かりやすい文章

よい文章を作成する為の条件
　・誰が誰に書いた文章か分かる
　・こちらの意思を十分に伝えることができる
　・具体的で分かりやすく、正確である
　・読みやすい配慮をした上で内容に伴ったスピード感がある

②階層と記号を分けて分かりやすくする

箇条書きに階層と記号を分けると更に分かりやすくなります。記号には｢●→◎→○｣、｢■→▼→▽｣というように黒い面積が大きいものを上位階層にし、黒い面積が小さいものを下位階層にすると上位の階層を目立たせることができます。

例)箇条書きに階層と記号を付与した文章

●よい文章を作成する為の条件
　○誰が誰に書いた文章か分かる
　○こちらの意思を十分に伝えることができる
　○具体的で分かりやすく、正確である
　○読みやすい配慮をした上で内容に伴ったスピード感がある

③順番に意味がある場合の箇条書き

箇条書きの順番に意味がある場合は箇条書きの先頭に連番を振り分けると相手が理解しやすくなります。

例)箇条書きに連番を振り分けた文章

よい文章を作成する為の条件
　(1)誰が誰に書いた文章か分かる
　(2)こちらの意思を十分に伝えることができる
　(3)具体的で分かりやすく、正確である
　(4)読みやすい配慮をした上で内容に伴ったスピード感がある

※次のような順番になる場合は箇条書きに連番を振り分ける事を考えましょう。
　(1)時系列の順番(古い順→新しい順)
　(2)空間的な位置の順(上→下、右→左、北→南)
　(3)大きい順、多い順
　(4)五十音順、アルファベット順
※箇条書きの連番例
　(1)第一→一→(１)→①
　(2)第一巻→第一部→第一章→第一節→第一項
　(3)Ⅰ→１→(１)→ア→(ア)
　(4)Ⅰ→Ａ→１→a→(１)