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社内・社外への文章技術・メール文書技術向上ガイド

■文章の顔を整える

読み手に伝わる文章を作成する為には「文章の顔を整える」事が重要です。
必要な要素を入れて文章としての顔を整えるだけで、印象はぐんとアップします。宛先、タイトル、日付・作成者は社内文章・社外文書を問わず、必ず書くようにしましょう。

例)宛先、タイトル、日付・作成者を正しく書いた文章

①宛先は正しく正確に書く

宛先は文章の提出先の相手を指定する為の重要な情報です。
(1)文章の左上の位置に左寄せにし、会社名、部署名、姓名の順番に書きます。役職を入れる場合は、姓名の前に書きます。
(2)敬称は組織名の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」とする。
(3)社名に(株)や(有)などの省略形は使用しない。
(4)多数の人あての場合は各位を使用する
例)
○○○工業株式会社
業務部 総務課
田中 三郎様

○○○電気産業株式会社
業務部 総務課
総務課長 山田 次郎様

○○○電気産業株式会社
業務部 総務課
関係者各位


②タイトルは内容を的確に表すものを書く

(1)タイトルは文章のキャッチコピーのようなものです。内容を的確に表すタイトルをつけることが重要です。
例)
×変更内容と確認事項→○変更内容確認のお願い
×打合せ内容について→○次回、打合せ内容のお知らせ
×議事録            →○第2回社内進捗会議 議事録

③日付・作成者は正しく正確に書く

(1)日付は先方に提出する日の日付を書く(作成した日ではありません)
(2)日付は和暦・西暦でも構わないが、省略形は使用しない
※公文章は和暦を採用しています
例)
×平17.12.31→○平成17年12月3日
×2005/12/31→○2005年12月31日