■本文の書き方を理解する

①一文一義で書く

ビジネス文章のセオリーでもありましたが、メールでも１つのメールに複数の要件を示さないで１通のメールには一つの用事だけを書き(一文一義)、まとめるようにしましょう。

②１行の文字は30文字にする

文字数をを30文字にすることにより、左から右へと視線を動かすことなくどんどん下にある次の文章に視線を動かすことが可能になります。またメールソフトの強制改行を防ぐことができます。面倒でも30文字ごとに「改行」をするようにしましょう。
※強制改行とは、決まった文字数で強制的に改行を入れるメール機能のこと

③１スクロールで読めるようにする

メールの本文は長くても１画面のスクロールですむように配慮します。どうしても１スクロールを超えるような長文の文章になる場合には「長文のメールです」とか「長文になり失礼します」と本文の初めの部分で「ことわり」を入れる配慮をしましょう。

④冒頭の挨拶は手短にする

メールでは手紙やビジネス文章のように、「拝啓　○○の候…」といった上下をきせた挨拶を使う必要はありません。「こんにちは」「いつもお世話になります。」「お世話様です。」「いつもご苦労様です。」といった軽い挨拶文だけ書くようにしましょう。

⑤結論、説明の順で書く

メール文の校正は、まず「結論」、次に「説明」の順番で書くようにしましょう。

例）「結論」、「説明」の順番で書かれた良い文章
残念ながら、○×の件、今回は不採用となりました。良い商品なの
ですが、弊社のニーズに合わなかった為です。

⑥引用を上手に使いましょう

メールが手紙や電話よりも便利な点は引用ができることです。引用文の頭には、「>」や「>>」の記号を付けて積極的に引用を使いましょう。

例)引用を使った文章
>次回打合せはいつにしましょうか？
10月2日15:00より貴社会議室ではいかがでしょうか？

※同じ相手となんどもメールのやりとりを重ねている時には前々回までの引用は削除しましょう。メールの後ろにダラダラと長く残しているメールをよく見受けますが、読まない文章を残しておくことは相手の回線やハードディスクに負荷を与えるので、相手に対して失礼です。

⑦段落の区切を入れ、読みやすい配慮をする。

ビジネス文章のセオリーでもありましたが、適度に段落の区切を入れて読みやすい文章にする配慮をしましょう。